Wenn es darum geht, finanziellen Verpflichtungen nachzukommen, wird vielfach ein Nachweis der Einkommensverhältnisse benötigt. Wenngleich in diesem Zusammenhang die beiden Begriffe häufig synonym verwendet werden: der Gehaltsnachweis, auch bekannt als Verdienstbescheinigung, ist nicht mit der monatlichen Gehaltsabrechnung zu verwechseln. Worum es sich bei der Verdienstbescheinigung genau handelt, aus welchen Gründen sie angefordert werden kann und was die Bescheinigung von der Gehaltsabrechnung unterscheidet, ist hier zusammengefasst.
Was genau ist eine Verdienstbescheinigung?
Bei der Verdienstbescheinigung handelt es sich um einen detaillierten Gehaltsnachweis, in welchem die regelmäßigen Einkünfte konkret belegt werden. Das Dokument gibt Auskunft über die monatlichen Bruttoeinkünfte des Arbeitnehmers und zeigt an, wie viel der Arbeitnehmer über einen Zeitraum von zwölf Monaten verdient hat und welche sozialversicherungspflichtigen Abgaben dabei getätigt wurden. So sind neben dem Lohn auch Angaben über Lohnabzüge und Lohnnebenkosten sowie Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge enthalten. Im Gegensatz zur monatlichen Gehaltsabrechnung, muss die Verdienstbescheinigung dabei selbständig beim Arbeitgeber beantragt werden. Arbeitgeber sind bei einer Anfrage dazu verpflichtet, die Verdienstbescheinigung auszustellen. Das Formular wird dann mit der Unterschrift des Arbeitgebers versehen und gilt somit als sicherer Nachweis der Einkünfte.
Wann wird eine Verdienstbescheinigung benötigt?
Ob Hauskauf, Mietvertrag oder Kreditbeantragung: Die meisten größeren Anschaffungen gehen mit einer Überprüfung der Bonität und Zahlungsfähigkeit einher. So verlangen Banken oder Vermieter häufig eine Verdienstbescheinigung, um zu überprüfen, ob ausreichend regelmäßige finanzielle Mittel vorhanden sind, um die anfallenden Zahlungen zu begleichen. Doch nicht nur bei großen Investitionen, auch bei Förderungen oder Beitragszahlungen kann die Verdienstbescheinigung benötigt werden. So wird der Gehaltsnachweis beispielsweise bei der Beantragung staatlicher Leistungen wie Wohngeld, Arbeitslosengeld, Elterngeld, Kindergeld oder BAföG von Behörden angefordert und überprüft. Auf Grundlage der Bescheinigung werden die Zuschüsse bewilligt oder abgelehnt und im Falle einer Bewilligung als Bemessungsgrundlage hergenommen. Aber auch weitere Institutionen wie Krankenkassen, das Jobcenter oder die Rentenkasse können die Verdienstbescheinigung verlangen, da sie als Grundlage zur Beitragsberechnung dient.
Welche Daten muss eine Verdienstbescheinigung enthalten?
Im Gegensatz zur einseitigen, maschinell erstellten Lohnabrechnung, fasst eine Verdienstbescheinigung über mehrere Seiten detailliert das Einkommen des Arbeitnehmers zusammen. Dabei existiert zwar keine festgelegte Form, nach der die Verdienstbescheinigung ausgestellt werden muss, es müssen allerdings mindestens folgende Angaben enthalten sein:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Name, Adresse, Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Berufsbezeichnung des Beschäftigten
- Sozialversicherungsnummer des Arbeintenhemrs
- Beschäftigungszeit
- Zeiträume, in denen kein Entgelt gezahlt wurde
- erzieltes Gesamtbruttogehalt, inklusive zusätzlicher Bezüge wie Weihnachts- und Urlaubsgeld, Sonderzulagen, Altersvorsorge, Zuschüsse und Boni
- Steuer- und Sozialversicherungsabzügen (Lohnsteuerklasse, Freibeträge, Steueridentifikationsnummer des Arbeitnehmers sowie der Beitragsschlüssel zur Sozialversicherung)
- Abrechnungszeitraum (meist zwölf Monate)
Eine Verdienstbescheinigung ist im Gegensatz zu einer maschinell erstellten, monatlichen Gehaltsabrechnung somit weitaus ausführlicher. Die meisten Ämter, die einen Gehaltsnachweis fordern, bieten auf ihren Webseiten kostenlose Vorlagen zum Download an. So können Arbeitgeber sicherstellen, dass alle rechtlich relevanten Daten vorhanden sind und die Verdienstbescheinigung kann ohne großen Aufwand erstellt werden. Die Vorlagen lassen sich dabei bequem am eigenen PC ausfüllen und können in der Regel problemlos und schnell vom Empfänger erfasst und bearbeitet werden. Bei den vorgefertigten Mustern sollte allerdings darauf geachtet werden, dass diese stets aktuell sind, um sicherzustellen, dass die Mindestanforderungen korrekt sind.
Voraussetzungen für eine schnelle Erstellung
Trotz Vorlagen und Muster brauchen Arbeitgeber einen tadellosen Überblick über sämtliche Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter, damit die Verdienstbescheinigung im Handumdrehen erstellt werden kann. Insbesondere Unternehmen mit einer großen Mitarbeiterzahl sollten hier auf Tools setzen, die ihnen dabei helfen, die Gehaltsabrechnungen selbst schnell und rechtskonform zu erstellen und gleichzeitig alle Gehaltsabrechnungen zentral und digital im Blick zu behalten. Hier kommt die ganzheitliche Ausgabenlösung von Moss ins Spiel: Die Software sorgt mit einer umfassenden Digitalisierung und Automatisierung aller buchhalterischen Prozesse für einen klaren Überblick und eine lückenlose Dokumentation aller Gehaltsabrechnungen. Alle Daten, die für eine Verdienstbescheinigung benötigt werden, sind dabei durch die Gehaltsabrechnungen bereits vollständig erfasst und müssen lediglich in die Vorlagen kopiert werden. So lassen sich Verdienstbescheinigungen im Handumdrehen rechtskonform erstellen.
Fazit
Ob Wohngeld, Rentenkasse oder Ratenkauf: Für zahlreiche finanzielle Verpflichtungen und Förderungen wird ein Nachweis der Einkommensverhältnisse benötigt. In vielen Fällen reichen die letzten Gehaltsabrechnungen dabei nicht als Bestätigung der Einkünfte und der Bonität aus. Für Dritte ist die Verdienstbescheinigung aussagekräftiger als die Lohnabrechnungen, da sie deutlich macht, was Arbeitnehmer innerhalb des letzten Kalenderjahres tatsächlich verdient haben. So werden neben dem monatlichen Brutto- und Nettoeinkommen, die Lohnsteuer, die Sozialversicherungsbeiträge sowie Zusatzzahlungen angegeben. Wie bei der Lohnabrechnung müssen Arbeitgeber bestimmte Voraussetzungen beim Inhalt erfüllen. Dank Vorlagen sowie ganzheitlichen Ausgabenlösungen können sich Arbeitgeber allerdings sicher sein, dass die Erstellung rechtssicher und korrekt erfolgt.
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